Efficiënt betalingsbeheer met virtuele commerciële kaarten

In de huidige digitale wereld is efficiënt betalingsbeheer een sleutel tot succes voor bedrijven om hun (administratieve) kosten te verlagen door middel van slanke interne processen in een steeds complexere omgeving. Ook de uitgifte van commerciële kaarten binnen een bedrijf is vaak inflexibel en helpt slechts in beperkte mate bij de interne organisatie en facturering. Er is echter een innovatieve oplossing die bedrijven helpt om hun totale proces te optimaliseren, van het goedkeuren van personeelsuitgaven tot het correct boeken ervan, en tegelijkertijd kosten te besparen: Virtuele commerciële kaarten.

Virtuele commerciële kaarten bieden niet alleen een veilige en efficiënte betaalmethode, maar ook een groot aantal voordelen voor bedrijven. In dit blogartikel nemen we dit type commerciële kaart onder de loep en laten we zien hoe u zich als uitgever duurzaam kunt positioneren in de context van toenemende eisen. Ontdek hoe virtuele commerciële kaarten een revolutie teweegbrengen in het betalingsbeheer en bedrijven helpen hun efficiëntie te verhogen en kosten te verlagen.

Wat zijn virtuele commerciële kaarten?

Virtuele commerciële kaarten zijn digitale payments instrumenten die bedrijven kunnen gebruiken om hun betalingsprocessen te optimaliseren. In tegenstelling tot conventionele commerciële kaarten, die fysiek worden uitgegeven, bestaan virtuele commerciële kaarten alleen in digitale vorm. Ze worden meestal verstrekt via een online platform of een mobiele app.

De functionaliteit van virtuele commerciële kaarten is gebaseerd op het genereren van virtuele kaart(nummers), waarvan het ontwerp zeer flexibel is. Bedrijven kunnen bijvoorbeeld bestedingslimieten, categorieën en geldigheidsperioden aanpassen voor specifieke werknemers of afdelingen. Bij de uitgifte van kaarten wordt onderscheid gemaakt tussen kaarten voor eenmalig gebruik (of single purpose) en kaarten voor meervoudig gebruik.

• Met Single-Use kaarten kan de kaart slechts één keer gebruikt worden, wat beperkt kan zijn tot één winkelierscategorie. Dit kan bijvoorbeeld de betaling van een hotelverblijf zijn, met reservering van een bedrag bij het inchecken en de mogelijk afwijkende eindbetaling bij vertrek.
• Multi-Use kaarten kunnen meerdere keren worden gebruikt en zijn in dit opzicht vergelijkbaar met traditionele kaarten.

Een belangrijk voordeel van virtuele commerciële kaarten, vooral voor kaarten voor eenmalig gebruik, is de verhoogde veiligheid in vergelijking met conventionele commerciële kaarten. Het eenmalige gebruik van virtuele creditcardnummers voorkomt dat gevoelige creditcard data wordt opgeslagen door winkeliers of serviceproviders. Dit vermindert de risk van data lekken en onbevoegde toegang tot creditcardgegevens. Voor de bank die de kaart uitgeeft (uitgever), kan dit de fraudekosten aanzienlijk verlagen als de processen goed beveiligd zijn, aangezien de kaarten worden uitgegeven voor eenmalig gebruik met beperkingen.

Een belangrijk voordeel van virtuele commerciële kaarten, vooral voor kaarten voor eenmalig gebruik, is de verhoogde veiligheid in vergelijking met conventionele commerciële kaarten.

Tegelijkertijd verdient de uitgever, afhankelijk van het bedrijfsmodel, meer dan alleen de afwikkelingsvergoeding (die niet gereguleerd is voor commerciële kaarten). Afhankelijk van de diepgang van data en integratie en de integratie van dienstverleners, ontstaan aanvullende inkomstenbronnen, bijvoorbeeld voor de integratie van reisdiensten, reiskostendeclaraties of de gedetailleerde levering en analyse van data. Door aan te sluiten op bestaande platforms kunnen vanuit het perspectief van de emittent snel schaalvoordelen worden behaald en kunnen nieuwe klanten kostenefficiënt worden geïntegreerd. Een dergelijke verbinding kan ook zeer interessant zijn voor dienstverleners zoals ERP-systeemleveranciers of reiskostenberekeningsbedrijven, omdat ze zo toegang krijgen tot een groter aantal potentiële klanten.

Hoe kunnen bedrijven profiteren van virtuele commerciële kaarten?

Als je de voordelen van zakelijke creditcards wilt evalueren, moet je verschillende perspectieven in overweging nemen:

#1 Bedrijfsintegratie

Bij het aanbieden van de betalingsoplossing en de integratie van het bedrijf is het de taak van de uitgever om het bedrijf de grootst mogelijke toegevoegde waarde te bieden in termen van transparantie van payments, geautomatiseerde processen en de daaruit voortvloeiende lagere (administratieve) kosten. Transparantie wordt gecreëerd door data te verstrekken op een gedetailleerd niveau, dat het bedrijf idealiter rechtstreeks kan overbrengen naar zijn boekhoudsysteem. Een diepere integratie kan processen voor goedkeuring en budgettering automatiseren, evenals de toewijzing van payments aan personen en kostenplaatsen voor de boekhouding. Veel verstrekkers bieden hiervoor ook integraties van ERP- of boekhoudsystemen (bijv. SAP, Oracle, Sage, DATEV).

#2 Merchant integratie

Een regelmatig voorkomend aanbod bij commerciële kaarten is de directe integratie van aanbieders voor veelvoorkomende use cases in platforms van uitgevers. Werknemers kunnen bijvoorbeeld direct zakenreizen boeken via geïntegreerde reisbureaus of kantoorbenodigdheden kopen via inkoopplatformen. Dit stelt bedrijven in staat om budgetten of bedrijfsrichtlijnen beter te controleren, bijvoorbeeld door werknemers alleen hotels te tonen binnen hun gedefinieerde prijsklasse. Daarnaast opent het gebruik van virtuele creditcards aanzienlijke besparingsmogelijkheden voor bedrijven met kleine of eenmalige dienstverleners, omdat ze kunnen afzien van know-your-business (KYB)-processen.

#3 Gebruikerservaring voor werknemers

Het gebruik van bedrijfscreditcards moet zo eenvoudig, flexibel en gemakkelijk mogelijk zijn voor werknemers. Dit geldt zowel voor de aanvraag en goedkeuring als voor het gebruik van de kaarten. In het bijzonder wordt van werknemers verwacht dat ze bij het gebruik van hun zakelijke kaart dezelfde voordelen genieten als bij het gebruik van hun privékaart. Daartoe behoren een brede acceptatie en de mogelijkheid van mobiele payments. Het grote voordeel van virtuele kaarten ten opzichte van "traditionele" commerciële kaarten is hun flexibiliteit, bijvoorbeeld bij het instellen van bestedingslimieten, categorieën en geldigheidsperioden voor bepaalde werknemers of afdelingen. Dit stelt bedrijven ook in staat om externe personen van een betaalmiddel te voorzien. Dit maakt het bijvoorbeeld veel gemakkelijker voor sollicitanten om de reis naar sollicitatiegesprekken te betalen.

Veel jonge aanbieders op de Europese markt, zoals Yokoy, Pleo, Pliant en Soldo, richten zich vooral op bedrijfsintegratie en de gebruikerservaring voor werknemers. In deze context is het doel om bedrijven in staat te stellen zo flexibel en geautomatiseerd mogelijke processen te gebruiken via een "onkostenbeheerplatform". Werknemers worden aan de andere kant in staat gesteld om in hun werkomgeving betaalopties te gebruiken waarmee ze in hun privéleven vertrouwd zijn.

Samengevat bieden virtuele commerciële kaarten tal van voordelen: Ze maken een efficiënt betalingsbeheer mogelijk, verminderen de administratieve rompslomp, bieden meer veiligheid en maken een betere controle van de uitgaven mogelijk. Bedrijven kunnen profiteren van de flexibele toepassingsmogelijkheden en het aanpassingsvermogen van virtuele commerciële kaarten en hun betalingsprocessen optimaliseren.

Wat zijn de mogelijke toepassingen en use cases voor virtuele commerciële kaarten?

• Reiskostendeclaratie: Virtuele commerciële kaarten vergemakkelijken de afrekening van reiskosten voor werknemers en bedrijven. Vanuit het oogpunt van het bedrijf is het goedkeurings- en vrijgaveproces vereenvoudigd, net als de daaropvolgende facturering en boeking. Werknemers hebben een moderne en handige betalingsmogelijkheid en hoeven geen bonnetjes in te leveren.
• Inkoopbeheer: Bedrijven kunnen virtuele commerciële kaarten gebruiken om aankopen te doen bij leveranciers en dienstverleners. Dit vereenvoudigt het bestelproces en maakt een snellere levering van goederen en diensten mogelijk.
• Abonnementenbeheer: Virtuele commerciële kaarten kunnen worden gebruikt om abonnementen en terugkerende payments te beheren. Bedrijven hebben volledige controle over payments en kunnen abonnementen gemakkelijk beëindigen of wijzigen als dat nodig is.

Hoe wordt maximale klantgerichtheid bereikt met regelgeving compliance?

Bij het gebruik van virtuele commerciële kaarten moeten emittenten voldoen aan wettelijke vereisten zoals de Payment Services Directive 2 (PSD2) en in de toekomst PSD3. Deze richtlijnen zijn ingevoerd om de veiligheid en bescherming van payments en financiële data te waarborgen. Uitgevers moeten ervoor zorgen dat hun virtuele commerciële kaarten voldoen aan strenge veiligheidsnormen en dat de vereiste authenticatieprocedures worden geïmplementeerd.

Uitgevers moeten ervoor zorgen dat hun virtuele commerciële kaarten aan strenge veiligheidsnormen voldoen.

Toch mag het eenvoudige en handige gebruik van virtuele commerciële kaarten voor emittenten en hun klanten niet over het hoofd worden gezien. Gebruiksvriendelijkheid en een soepele integratie in bedrijfsprocessen zijn cruciaal voor de acceptatie en het succes van virtuele commerciële kaarten. Dit versterkt niet alleen de klantenbinding, maar positioneert de uitgever ook als een betrouwbare partner in betalingstransacties.

Hoe ondersteunt Projective Group emittenten en bedrijven als het gaat om virtuele commerciële kaarten?

Projective Group ondersteunt emittenten met deskundige kennis en jarenlange ervaring in alle aspecten van virtuele commerciële kaarten. Dit begint met de strategische positionering van de uitgever met betrekking tot het productaanbod, doelgroepen en markten en gaat verder met de specificatie en implementatie van deze strategie. Samen ontwikkelen we antwoorden op de volgende vragen:

• Welke markten zijn interessant voor mij als emittent? Hoe kan ik mij positioneren in mijn bestaande markten of nieuwe markten betreden?
• Wat zijn de eisen van potentiële klanten en hoe zullen ze zich ontwikkelen?
• Hoe ben ik gepositioneerd als emittent en hoe zijn mijn concurrenten?
• Hoe moet mijn product "virtuele commerciële kaarten" gestructureerd zijn?
• Hoe draagt het nieuwe product bij aan mijn winstgevendheid bij zakelijke klanten?
• Met welke regelgevende randvoorwaarden moet ik rekening houden?

Bovendien gebruikt Projective Group zijn jarenlange expertise om bedrijven te ondersteunen, bijvoorbeeld bij het identificeren van de noodzakelijke en mogelijke structuur van hun zakelijke creditcardportefeuille en bij het selecteren van de juiste emittent. De focus ligt op de volgende vragen:

• Welke configuratie en mate van integratie heb ik nodig voor mijn bedrijf?
• Welke emittent biedt het juiste productassortiment voor mijn vereisten?

Wilt u meer weten over virtuele commerciële kaarten en de mogelijkheden die ze bieden voor uw bedrijfsmodel? Neem dan contact met ons op.

Over Projective Group

Projective Group is opgericht in 2006 en is een toonaangevende veranderspecialist voor de financiële dienstverlening.

We worden binnen de sector erkend als een leverancier van complete oplossingen, die samenwerkt met klanten in de financiële dienstverlening om oplossingen te bieden die zowel holistisch als pragmatisch zijn. We hebben ons ontwikkeld tot een betrouwbare partner voor bedrijven die willen gedijen en bloeien in een steeds veranderend landschap van financiële dienstverlening.