La voie vers l'établissement de rapports sur le développement durable : la grande B.V.

Les exigences en matière de responsabilité sociale des entreprises (RSE) et d'environnement, de société et de gouvernance (ESG) sont de plus en plus nombreuses pour les entreprises. L'une des évolutions les plus significatives est la publication de la directive européenne Corporate Sustainability Reporting Directive au début de cette année. En vertu de cette directive, des milliers d'entreprises aux Pays-Bas sont censées préparer et publier un rapport sur le développement durable. Pour ce faire, elles utiliseront des normes contraignantes en matière de rapports sur le développement durable, les ESRS. La mise en œuvre de cette directive aux Pays-Bas ainsi que l'adoption et la publication de ces normes sont encore en cours. Mais il est d'ores et déjà clair que l'impact sur les entreprises néerlandaises sera significatif. L'approche non contraignante des rapports sur le développement durable appartient désormais au passé. Ou, pour reprendre les termes du régulateur, l'AFM: "CSRD: pas de temps à perdre !".

Le LBV : Qu'est-ce qui est grand ?

Compliance is meeting expectations. In the article we published last month, we took a closer look at the large listed company, which already had to report on sustainability issues from 2018 (fiscal year 2017) under the previous NFRD regime. This month, we discuss the B.V. that qualifies as 'large' under the CSRD. This is because large B.V.'s are facing legally required 'sustainability reporting' for the first time. Usually these companies have no (or little) experience with this. Therefore, they still need to take considerable steps to prepare a sustainability report that meets the far-reaching requirements of the CSRD and ESRS. In this article, we discuss a large private limited liability company (LBV) using a fictitious example case study.

GBV is a large B.V. as mentioned above. So, what exactly constitutes ‘large’? The size of a company is determined using three criteria: balance sheet total (assets), net sales and number of employees. The company must meet two of the three thresholds for two consecutive fiscal years. The threshold values for the large category are now (after correction of inflaction):

• assets (balance sheet total) > € 25 mln;
• net sales > € 50 mln;
• employés > 250.

Sur la voie de l'établissement de rapports sur le développement durable : LBV

Substantial steps required
In 2026, 'large' companies will be required for the first time to report on their sustainability performance for fiscal year 2025. This means that by the end of 2024, this group of companies must have their data collection, management and internal processes for sustainability reporting in place to be able to do so. This may sound far away, but as mentioned earlier, there is no time to lose. This is even more true for companies that have little to no experience or knowledge of sustainability reporting. After all, they need to make significant organisational adjustments and other efforts to identify and capture their ESG data and to be able to measure and monitor their status and progress on the various sustainability topics.

Where to start?
LBV recognizes that sustainability and CSR are not just "buzzwords," but, actual steps must be taken to enact the essential changes. LBV has only recently become familiar with the text of the CSRD and ESRS and their impact. Management is determined to address the implementation of these new regulations in a timely and appropriate manner. But it also feels overwhelmed by the comprehensive and complex disclosure requirements and is unsure where to begin.

Analyse GAP : où en est l'entreprise ?
Dans un premier temps, LBV a effectué une analyse GAP afin de déterminer sa situation actuelle par rapport au texte final de l'ESRS. Grâce à cette analyse, LBV sait quels sont les aspects du développement durable pour lesquels des politiques, des actions, des objectifs et des mesures doivent être élaborés et mis en œuvre. LBV a ensuite demandé, en interne et à ses parties prenantes, ce que l'entreprise représente, ce qu'elle veut réaliser et quels sont les impacts, les risques et les opportunités potentiels du point de vue du développement durable, afin d'identifier ses objectifs et ses valeurs fondamentales. Il s'agit alors d'un bon point de départ pour formuler des objectifs ESG pour le rapport de durabilité qui sera préparé en temps voulu. Engagez donc des discussions à ce sujet, tant entre vous qu'avec vos parties prenantes !

Transparence
Les parties prenantes s'attendent à avoir un aperçu de la motivation intrinsèque et des efforts concernant tous les aspects non financiers des activités de l'entreprise par le biais du rapport de durabilité. En partageant ces informations, LBV renforce la confiance dans la manière dont elle opère de manière durable, aujourd'hui et à l'avenir. Un manque visible de motivation et d'efforts dans ce domaine pourrait compromettre la bonne marche de l'entreprise à long terme. La publication d'un rapport sur le développement durable permet également à l'entreprise de se distinguer positivement d'autres entreprises similaires. Le site CSRD peut donc être considéré comme un bon instrument de (pilotage de) création de valeur à long terme.

Plan de mise en œuvre : feuille de route
Il faut du temps et des efforts pour définir une stratégie et prendre des mesures pour devenir plus durable. En fin de compte, LBV doit elle-même travailler à l'élaboration de ses objectifs de développement durable et les intégrer dans sa stratégie. Ensuite, il est nécessaire de fixer des objectifs qualitatifs et quantitatifs assortis de délais et des actions pour les thèmes matériels ESG . Il est nécessaire d'analyser comment chaque objectif d'un thème de durabilité peut être mis en œuvre. C'est la seule façon de favoriser la création de valeur à long terme. Mais n'oubliez pas : le rapport en soi n'est pas le but ultime ; il s'agit de fournir une transparence sur le changement réel, avec un impact positif ESG .

LBV has created a concrete and dynamic implementation plan in the form of a roadmap to move ambitiously and in a well-organised way through this process. In this way, LBV has defined time-bound and concrete objectives that are clear to everyone, so that everyone is "speaking the same language" when it comes to sustainability. Remember, there is no "one-size-fits-all" approach. The implementation process and commitment to becoming more sustainable can seem overwhelming at first, but LBV has cut this into manageable pieces so that it can keep an overview. LBV has also looked at best practices from its peers and joined covenants for international corporate social responsibility (CSR) within the sector in which it operates.

Data
Complying with the new CSRD and ESRS rules basically amounts to a data challenge. LBV can only meet this challenge if it has the data required for reporting, of the required quality. Or, reasoned the other way, "no data, no compliance". The adequate collection and management of sustainability data is very important for LBV to measure, assess and steer its sustainability performance.

LBV a découvert au cours de l'analyse GAP que le site data dont elle dispose déjà est dispersé dans différents systèmes informatiques et départements. La consolidation de data à partir de différents systèmes, sites et départements est nécessaire pour obtenir une image complète de la durabilité data. L'absence de ce site data et de pratiques de reporting normalisées constitue un obstacle à l'établissement de rapports précis. LBV a adopté une approche intégrée de la collecte et de l'analyse de data qui lui permet de produire des rapports fiables répondant pleinement aux normes de l'ESRS qui lui sont applicables. Cette approche vise à relever les défis posés par la fragmentation de data et le manque d'uniformité des pratiques de reporting, ouvrant ainsi la voie à des rapports de développement durable précis et normalisés.

Sustainability Team
The path to sustainability reporting under the CSRD amounts to an impactful transformation for LBV. After LBV translated concrete ESG goals into a pragmatic strategy, motivated employees were given the responsibility of contributing to their effective implementation. To achieve this, a "Sustainability Team," hereafter abbreviated to "ST," was formed at the request of management. This team consists of employees from various departments, including Finance, Legal & Compliance, Risk Management, HR, IT, and acts as the catalyst for change within LBV. This involves workshops, training sessions and individual coaching to create broader support and awareness. This contributes to a culture of shared responsibility for this important issue. Consideration was also given to the expertise still lacking. The ST of LBV has been strengthened with expertise in the field of ESG audits and a data engineer. In addition, the ST is working with external partners, including an ESG reporting software provider and a company specializing in calculating greenhouse gas emissions. The ST reports progress on its work to the board on a monthly basis and discusses those reports in the monthly board meeting.

Double materiality analysis
As a first step, the ST performed the prescribed "dual materiality analysis". On the basis of this it can be properly (substantiated) assessed which of the total of 10 ESRSs are relevant (= material) to the LBV. This analysis is 'double' because it addresses the following two aspects: (i) how is the LBV affected (financially) by developments in the field of sustainability, e.g. climate change and (ii) what influence does the LBV itself have on its environment, e.g. the effect of the use of fossil fuels by the LBV and its chain partners. In short, the materiality analysis is an inventory study that includes both the company and its stakeholders, resulting in a holistic overview of sustainability topics that should be prioritized and where the company can make the most impact. This survey serves as the starting point for the sustainability report. The insights gained from this process then determine which thematic standards, (sub)themes, disclosures, data points and critical performance indicators (KPIs) should be included in the final sustainability report. The sustainability report meets the CSRD if all material sustainability information is accurately and completely represented.

Comptable
LBV doit être en mesure de rendre compte de tout ce qu'elle rapporte à ESG à son auditeur. En effet, sur la base du site CSRD, le comptable doit finalement fournir une assurance limitée (pour l'instant) sur le rapport de durabilité à publier. Compte tenu de cette exigence, le ST entretient des contacts réguliers avec le comptable de la LBV.

Répondre aux attentes crée des opportunités !

LBV expects to gain a competitive advantage from annually reporting progress in achieving its sustainability goals. In addition, companies that are part of LBV's value chain are eager to work with business partners that have demonstrably sustainable operations, strengthening their position as preferred business partners. Moreover, banks like to do business with sustainable companies. For example, there are increasing opportunities to finance business activities by means of a loan with an attractive interest rate discount, the so-called 'Sustainability Linked Loan', provided that you then demonstrably achieve the associated sustainability performance targets. Using the ESRS, KPIs can be determined and recorded, which are then reported to the bank. Also important in this context is the fact that the younger generation of employees increasingly values working for a sustainable employer. With the current tight labor market, LBV distinguishes itself as a sustainable, and therefore an attractive employer.

Comment Projective Group peut-il vous aider ?

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