LEES
Risk & Compliance ESG & Duurzaam financieren

De weg naar duurzaamheidsverslaglegging: de grote B.V.

Datum:22 november 2023

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO) en de eisen op het gebied van milieu, maatschappij en bestuur (ESG) voor bedrijven nemen toe. Een van de belangrijkste ontwikkelingen is de publicatie van de richtlijn met betrekking tot duurzaamheidsrapportering door ondernemingen. Onder deze richtlijn wordt van duizenden bedrijven in Nederland verwacht dat ze een duurzaamheidsverslag opstellen en publiceren. Dit zal gebeuren aan de hand van bindende standaarden voor duurzaamheidsverslaglegging, de ESRS. De implementatie van deze richtlijn in Nederland en de adoptie en publicatie van deze standaarden zijn nog in volle gang. Maar het is nu al duidelijk dat de impact op Nederlandse bedrijven aanzienlijk zal zijn. De vrijblijvende benadering van duurzaamheidsverslaglegging is echt verleden tijd. Of, in de woorden van de toezichthouder, de AFM: 'CSRD: geen tijd te verliezen!'

De GBV: Wat is groot?

Compliance is voldoen aan verwachtingen. In het artikel dat we vorige maand publiceerden, namen we de grote beursgenoteerde onderneming onder de loep, die onder het vorige NFRD-regime al vanaf 2018 (boekjaar 2017) moest rapporteren over duurzaamheidskwesties. Deze maand bespreken we de B.V. die kwalificeert als 'groot' onder de CSRD. Dit komt omdat grote B.V.'s voor het eerst te maken krijgen met wettelijk verplichte 'duurzaamheidsrapportage'. Meestal hebben deze bedrijven hier geen (of weinig) ervaring mee. Daarom moeten ze nog flinke stappen zetten om een duurzaamheidsverslag op te stellen dat voldoet aan de vergaande eisen van de CSRD en ESRS. In dit artikel bespreken we een grote besloten vennootschap (GBV) aan de hand van een case study.

GBV is een grote B.V. zoals hierboven vermeld. Wat is nu precies 'groot'? De grootte van een bedrijf wordt bepaald aan de hand van drie criteria: balanstotaal (activa), netto-omzet en aantal werknemers. Het bedrijf moet gedurende twee opeenvolgende boekjaren aan twee van de drie drempelwaarden voldoen. De drempelwaarden voor de categorie 'groot' zijn nu:

  • activa (balanstotaal) > € 20 mln;
  • netto-omzet > € 40 mln;
  • werknemers > 250.

De Europese Commissie heeft onlangs een voorstel ingediend om een inflatiecorrectie toe te passen op de financiële criteria 'activa (balanstotaal)' en 'netto-omzet', volgens welke deze met 25% zouden worden verhoogd. Dus dan zou het voor 'groot' respectievelijk €25 miljoen en €50 miljoen worden.

Op weg naar duurzaamheidsverslaglegging: GBV

Flinke stappen vereist
In 2026 moeten 'grote' bedrijven voor het eerst rapporteren over hun duurzaamheidsprestaties voor het boekjaar 2025. Dit betekent dat deze groep bedrijven eind 2024 hun data verzameling, beheer en interne processen voor duurzaamheidsrapportering op orde moeten hebben om dit te kunnen doen. Dit klinkt misschien ver weg, maar zoals eerder gezegd is er geen tijd te verliezen. Dit geldt nog meer voor bedrijven die weinig tot geen ervaring of kennis hebben op het gebied van duurzaamheidsrapportering. Zij moeten immers aanzienlijke organisatorische aanpassingen en andere inspanningen leveren om hun ESG data te identificeren en vast te leggen en om hun status en voortgang op de verschillende duurzaamheidsthema's te kunnen meten en monitoren.

Waar te beginnen?
GBV erkent dat duurzaamheid en MVO niet alleen 'modewoorden' zijn, maar dat er daadwerkelijke stappen moeten worden ondernomen om de essentiële veranderingen door te voeren. GBV is pas sinds kort bekend met de tekst van de CSRD en ESRS en hun impact. De directie is vastbesloten om de implementatie van deze nieuwe regelgeving tijdig en adequaat aan te pakken. Maar zij voelt zich ook overweldigd door de uitgebreide en complexe rapportage-eisen en weet niet goed waar te beginnen

Gap-analyse: waar staat het bedrijf nu?
Als eerste stap voerde GBV een Gap-analyse uit om te bepalen hoe het bedrijf er nu voorstaat ten opzichte van de definitieve tekst van de ESRS. Met dit inzicht weet GBV voor welke duurzaamheidsaspecten beleid, acties, doelstellingen en maatregelen moeten worden opgesteld en genomen. GBV heeft vervolgens zowel intern als onder haar stakeholders gevraagd waar het bedrijf voor staat, wat het wil bereiken en wat de mogelijke impact, risico's en kansen zijn vanuit een duurzaamheidsperspectief om haar doelstellingen en kernwaarden te identificeren. Dit is vervolgens een goed uitgangspunt voor het formuleren van ESG doelstellingen voor het duurzaamheidsverslag dat te zijner tijd wordt opgesteld. Ga hierover dus in gesprek, zowel met elkaar als met je stakeholders!

Transparantie
Stakeholders verwachten via het duurzaamheidsverslag inzicht te krijgen in de intrinsieke motivatie en inspanningen met betrekking tot alle niet-financiële aspecten van de bedrijfsvoering. Door deze informatie te delen, vergroot GBV het vertrouwen in haar duurzame bedrijfsvoering, nu en in de toekomst. Een zichtbaar gebrek aan die motivatie en inspanningen op dit gebied kan een gezonde bedrijfsvoering op langere termijn in gevaar brengen. Het uitbrengen van een duurzaamheidsverslag biedt het bedrijf ook de kans om zich positief te onderscheiden van andere, vergelijkbare bedrijven. De CSRD kan dus beschouwd worden als een goed instrument voor (het sturen op) waardecreatie op lange termijn.

Implementatieplan: roadmap
Het kost tijd en moeite om een strategie te bepalen en maatregelen te nemen om duurzamer te worden. Uiteindelijk moet GBV zelf aantoonbaar werken aan het ontwikkelen van haar duurzaamheidsdoelen en deze integreren in haar strategie. Vervolgens is het noodzakelijk om tijdgebonden kwalitatieve en kwantitatieve doelen en acties vast te stellen voor materiële ESG thema's. Het is noodzakelijk om te analyseren hoe elke doelstelling voor een duurzaamheidsthema kan worden geoperationaliseerd. Dit is de enige manier om waardecreatie op lange termijn te sturen. Maar vergeet niet: rapporteren op zich is niet het uiteindelijke doel; het gaat om het bieden van transparantie over daadwerkelijke verandering, met een positieve impact op ESG .

GBV heeft een concreet en dynamisch implementatieplan opgesteld in de vorm van een roadmap om dit proces ambitieus en overzichtelijk te doorlopen. Op deze manier heeft GBV tijdgebonden en concrete doelstellingen gedefinieerd die voor iedereen duidelijk zijn, zodat iedereen "dezelfde taal spreekt" als het om duurzaamheid gaat. Vergeet niet dat er geen standaardaanpak bestaat. Het implementatieproces en de inzet om duurzamer te worden kan in het begin overweldigend lijken, maar GBV heeft dit in behapbare stukjes geknipt zodat het overzicht behouden blijft. GBV heeft ook gekeken naar de beste practices van haar branchegenoten en zich aangesloten bij convenanten voor internationaal maatschappelijk verantwoord ondernemen (IMVO) binnen de sector waarin zij actief is.

Data
Voldoen aan de nieuwe CSRD en ESRS-regels komen in feite neer op een data challenge. GBV kan deze uitdaging alleen aangaan als zij de data vereist voor rapportage, van de vereiste kwaliteit. Of, met andere woorden: 'geen data, geen compliance'. Het adequaat verzamelen en beheren van duurzaamheid data is voor GBV van groot belang om haar duurzaamheidsprestaties te meten, te beoordelen en te sturen.

GBV kwam er tijdens de gap-analyse achter dat de data die het al heeft, verspreid is over verschillende IT-systemen en afdelingen. Consolidatie van data uit verschillende systemen, locaties en afdelingen is noodzakelijk om een volledig beeld te krijgen van duurzaamheid data. Het ontbreken van die data en gestandaardiseerde rapportage practices vormt een belemmering voor nauwkeurige rapportage. GBV heeft gekozen voor een geïntegreerde aanpak van data voor het verzamelen en analyseren van gegevens, waardoor betrouwbare rapporten kunnen worden gegenereerd die volledig voldoen aan de normen van de ESRS die voor GBV van belang zijn. Deze aanpak is erop gericht om de uitdagingen van gefragmenteerde data en een gebrek aan uniforme rapportagepraktijken aan te pakken en zo de weg vrij te maken voor nauwkeurige en gestandaardiseerde duurzaamheidsverslagen.

Sustainability team
De weg naar duurzaamheidsverslaggeving onder CSRD betekent voor GBV een ingrijpende transformatie. Nadat GBV concrete ESG doelstellingen had vertaald in een pragmatische strategie, kregen gemotiveerde medewerkers de verantwoordelijkheid om bij te dragen aan de effectieve uitvoering ervan. Om dit te bereiken werd op verzoek van het management een "Sustainability Team" gevormd, hierna afgekort tot "ST". Dit team bestaat uit medewerkers van verschillende afdelingen, waaronder Finance, Legal & Compliance, Risk Management, HR en IT, en fungeert als katalysator voor verandering binnen GBV. Daarbij worden workshops, trainingen en individuele begeleiding ingezet om een breder draagvlak en bewustwording te creëren. Dit draagt bij aan een cultuur van gedeelde verantwoordelijkheid voor dit belangrijke onderwerp. Er is ook aandacht besteed aan de expertise die nog ontbreekt. Het ST van GBV is versterkt met expertise op het gebied van ESG audits en een data engineer. Daarnaast werkt het ST samen met externe partners, waaronder een leverancier van ESG rapportagesoftware en een bedrijf dat gespecialiseerd is in het berekenen van broeikasgasemissies. Het ST rapporteert maandelijks de voortgang van haar werkzaamheden aan de directie en bespreekt deze rapporten in de maandelijkse directievergadering.

Dubbele materialiteitsanalyse
Als eerste stap heeft het ST de voorgeschreven "dubbele materialiteitsanalyse" uitgevoerd. Op basis hiervan kan goed (onderbouwd) worden beoordeeld welke van de in totaal 10 ESRS'en relevant (= materieel) zijn voor GBV. Deze analyse is "dubbel" omdat het ingaat op de volgende twee aspecten: (i) hoe wordt de GBV (financieel) beïnvloed door ontwikkelingen op het gebied van duurzaamheid, bijvoorbeeld klimaatverandering en (ii) welke invloed heeft de GBV zelf op haar omgeving, bijvoorbeeld het effect van het gebruik van fossiele brandstoffen door de GBV en haar ketenpartners. Kortom, de materialiteitsanalyse is een inventariserend onderzoek waarbij zowel het bedrijf als haar stakeholders worden betrokken, resulterend in een holistisch overzicht van duurzaamheidsthema's die prioriteit zouden moeten krijgen en waar het bedrijf de meeste impact op kan hebben. Deze inventarisatie dient als uitgangspunt voor het duurzaamheidsrapport. De inzichten uit dit proces bepalen vervolgens welke thematische standaarden, (sub)thema's, toelichtingen, data punten en kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) in het uiteindelijke duurzaamheidsverslag moeten worden opgenomen. Het duurzaamheidsverslag voldoet aan CSRD als alle materiële duurzaamheidsinformatie accuraat en volledig is weergegeven.

Accountant
Over alles wat de GBV rapporteert omtrent ESG moet zij verantwoording kunnen afleggen aan haar accountant. Immers, op basis van de CSRD moet de accountant uiteindelijk een (vooralsnog) beperkte mate van zekerheid geven bij het te publiceren duurzaamheidsverslag. Gezien deze eis heeft het ST regelmatig contact met de accountant van GBV.

Voldoen aan verwachtingen creëert kansen!

GBV verwacht een concurrentievoordeel te behalen door jaarlijks te rapporteren over de voortgang bij het behalen van de duurzaamheidsdoelstellingen. Daarnaast willen bedrijven die deel uitmaken van GBV's waarde keten graag samenwerken met zakenpartners die aantoonbaar duurzaam opereren, wat hun positie als preferente zakenpartner versterkt. Bovendien doen banken graag zaken met duurzame bedrijven. Zo zijn er steeds meer mogelijkheden om bedrijfsactiviteiten te financieren door middel van een lening met een aantrekkelijke rentekorting, de zogenaamde 'Sustainability Linked Loan', mits je vervolgens aantoonbaar de bijbehorende duurzaamheidsprestatiedoelstellingen realiseert. Met behulp van de ESRS kunnen KPI's worden bepaald en vastgelegd, die vervolgens aan de bank worden gerapporteerd. Belangrijk hierbij is ook dat de jongere generatie werknemers steeds meer waarde hecht aan het werken bij een duurzame werkgever. Met de huidige krapte op de arbeidsmarkt onderscheidt GBV zich als duurzame en dus aantrekkelijke werkgever.

Hoe kan Projective Group helpen?

Is jouw onderneming ook op weg naar duurzaamheidsrapportering? Wij bieden je een unieke mix van de multidisciplinaire kennis en daadkracht die je nodig hebt om aantoonbaar te voldoen aan de CSRD. Benieuwd hoe onze combinatie van Risk & Compliance, Data en Transformatie expertise jouw organisatie verder kunnen helpen?