Bestuurders en andere dagelijks beleidsbepalers, medebeleidsbepalers en commissarissen van een financiële onderneming moeten worden getoetst door de toezichthouder (AFM of DNB). Dit is niet alleen relevant bij het aanvragen van een vergunning, maar ook bij het benoemen van een nieuwe bestuurder, beleidsbepaler of commissaris. De toezichthouder toetst aan de hand van wettelijke normen en de ‘Beleidsregel geschiktheid’ of de betrouwbaarheid van dagelijks beleidsbepalers en commissarissen buiten twijfel staat en zij geschikt zijn. Pas na positieve toetsing door de toezichthouder mogen door een beoogd beleidsbepaler beleidsbepalende activiteiten worden verricht.
Sommige financiële ondernemingen kiezen ervoor om een voorgenomen benoeming alvast openbaar te maken in afwachting van een besluit van de toezichthouder. Dit voorbehoud is dan meestal verwerkt in het persbericht.
AFM boete voor benoeming beleidsbepaler zonder goedkeuring
Onlangs heeft de AFM een boete opgelegd aan een financiële dienstverlener die een directeur had benoemd zonder dat deze vooraf bij de toezichthouder als beleidsbepaler aangemeld en getoetst was. Ook nadat de AFM in gesprekken had aangegeven twijfels te hebben over de lezing van de onderneming dat deze directeur geen beleidsbepalende rol vervulde, werd niet overgegaan tot het formeel aanmelden van de betreffende persoon als beleidsbepaler. Uit het boetebesluit blijkt dat er wel een persbericht over de voorgenomen benoeming is uitgebracht.
Interessante inzichten boetebesluit
Het boetebesluit bevat interessante inzichten. We lichten er een paar uit:
- Beleidsmakers zijn niet alleen statutaire bestuurders.
Een bestuurder die geen statutair bestuurslid is, kan nog steeds beschouwd worden als een beleidsmaker. Dit is van toepassing als hij betrokken is bij het beleid en de besluitvorming met betrekking tot de dagelijkse activiteiten van het bedrijf en als hij aanzienlijke invloed uitoefent op de langetermijnstrategie van het bedrijf.
- Gezamenlijke besluitvorming binnen directie.
Van een indicatie dat er sprake is van een beleidsmatige rol is sprake wanneer de besluitvorming binnen de directie gezamenlijk plaatsvindt en dit ook in de notulen wordt vastgelegd. Alle directieleden blijken daaruit immers gezamenlijk verantwoordelijk voor de besluitvorming.
- Vertegenwoordiging vanuit de directie
Het bijwonen van teammanagers-overleggen en vergaderingen van de Raad van Commissarissen als (enige) vertegenwoordiger van de directie duidt volgens de toezichthouder op een beleidsmatige rol binnen de organisatie.
- Praktische zaken zijn een teken van beleidsbepalend handelen.
Bijvoorbeeld de afstemming van vakanties tussen bestuursleden. De AFM ziet dit als een indicatie dat belangrijke bestuurstaken worden herverdeeld. Ook het ter sprake brengen van onderwerpen tijdens strategische vergaderingen bevestigt de grote invloed van een bestuurder op de koers van de onderneming.
Op basis van het bovenstaande concludeerde de AFM dat deze bestuurder werkzaamheden had verricht die bepalend waren voor het dagelijks beleid van de onderneming. De bestuurder is pas elf maanden na aanvang van zijn functie geregistreerd als beleidsbepaler bij de AFM. Een deel van de vertraging was te wijten aan onduidelijkheid bij de financiële dienstverlener over welke toetsingscategorie van toepassing was en welke formulieren gebruikt moesten worden.
Welke lessen zijn er te trekken uit deze zaak
- Beoordeel bij een hoge managementpositie of sprake is van een beleidsbepalende rol.
Niet alleen statutaire directieleden worden gezien als beleidsbepalers. Doorslaggevend zijn de taken en verantwoordelijkheden van het betreffende lid van het management. Als enkele leden uit het directieteam wel als beleidsbepalers worden aangemerkt en anderen niet, dan moet ook voorkomen worden dat deze laatsten betrokken raken bij beleidsmatige of strategische besluitvorming.
- Publiceer een benoeming pas na goedkeuring toezichthouder.
Een bijkomend voordeel is dat bij een afwijzing niet opnieuw een publicatie hoeft te volgen over het terugtrekken van de kandidaat. Met alle negatieve gevolgen voor de reputatie van de betrokken persoon en de onderneming.
- Hanteer een vaste procedure bij bestuurderswijzigingen.
Borg daarmee dat de juiste stappen in de juiste volgorde worden gezet. In de praktijk blijkt vaak dat iedereen wel weet dat een beleidsbepaler getoetst moet worden, maar dat een helder proces ontbreekt. Tijdige aanmelding bij de toezichthouder betekent ook dat er sneller een besluit ligt, waarna de beleidsbepaler aan de slag kan.
- Geef gehoor aan waarschuwingen van de AFM.
Uit het boetebesluit blijkt dat er eerder een beleidsbepaler is aangesteld zonder goedkeuring van de toezichthouder. Neem de feedback van de AFM serieus. Het is verstandig om maatregelen te nemen om herhaling te voorkomen. Herhaling van ongewenste practices leidt er vaak toe dat de AFM formele maatregelen oplegt.
- Voorkom onduidelijkheden in het toetsingsproces
Door onduidelijkheid over de toetsingscategorie zijn in eerste instantie onjuiste formulieren aangeleverd. Dit heeft tot vertraging in het aanmeldproces geleid. Onjuiste of incomplete formulieren aanleveren kan leiden tot veel onnodige vertraging in het proces. Dat is gemakkelijk te voorkomen door een deskundige in te schakelen voor begeleiding of contact op te nemen met de AFM om duidelijkheid te vragen.
Heb je vragen over het aanvragen van een vergunning bij de AFM of DNB, of over het toetsingsproces? Neem dan contact op met Projective Group. We helpen je graag verder.
