Door de druk om tijdig te voldoen aan wet- en regelgeving ontstaan tijdelijke oplossingen, extra controles en nieuwe afhankelijkheden die langzaam onderdeel worden van de dagelijkse operatie. Daardoor groeit operationele complexiteit ongemerkt door, net als de bijbehorende kosten.
Daniel van ’t Wel, Senior Transformation Consultant bij Projective Group, ondersteunt financiële instellingen bij complexe verandertrajecten rondom operations, procesoptimalisatie en cost control. Daarbij helpt hij organisaties om inzicht te creëren in operationele kostendrijvers en om structureel meer grip te krijgen op processen, capaciteit en governance.
Veel organisaties accepteren ongemerkt een hoger kostenniveau als het nieuwe normaal.
Operationele inefficiënties ontstaan tijdens transformatieprogramma's vaak veel geleidelijker dan organisaties zich realiseren.
“De focus ligt tijdens grote veranderingen meestal op deadlines halen, compliant blijven en de operatie draaiende houden. Dat is logisch. Maar ondertussen ontstaan tijdelijke oplossingen die langzaam onderdeel worden van de dagelijkse operatie.”
In de praktijk ontstaat daarbij regelmatig hetzelfde patroon: organisaties investeren fors in verandering, maar verliezen onderweg grip op hoe operationele kosten zich ontwikkelen.
“De verandering zelf is meestal niet het grootste probleem,” vertelt Daniel. “De echte uitdaging ontstaat wanneer complexiteit zich opstapelt.”
De verandering zelf is zelden de grootste uitdaging
Verandering zorgt vaak voor meer complexiteit
Vrijwel iedere financiële instelling bevindt zich vandaag de dag in een permanente staat van verandering. Nieuwe wet- en regelgeving, digitalisering, platformvernieuwing, outsourcing, AI en grootschalige transitieprogramma’s vragen continu om aanpassingen in processen, systemen en operating models.
In theorie moeten die veranderingen organisaties efficiënter maken. In de praktijk ontstaat regelmatig het tegenovergestelde effect doordat er onvoldoende samenhang is tussen al deze elementen. Onder hoge tijdsdruk kiezen organisaties vaak voor tijdelijke workarounds, aanvullende controles of parallelle werkwijzen om risico’s beheersbaar te houden en deadlines te halen.
“Efficiëntie volgt later wel, wordt dan vaak gedacht,” zegt Daniel. “Maar in de praktijk verdwijnen veel van die tijdelijke oplossingen nooit meer.”
In de praktijk verdwijnen veel van deze tijdelijke oplossingen nooit meer.
Daardoor groeit operationele complexiteit stap voor stap door. Processen raken versnipperd, afhankelijkheden nemen toe en organisaties accepteren ongemerkt een hoger kostenniveau als het nieuwe normaal.
“Transparantie alleen levert niets op”
Veel organisaties investeren inmiddels volop in dashboards en rapportages, maar missen nog altijd het inzicht om echt gericht te kunnen sturen.
“Transparantie om de juiste reductiemaatregelen in te zetten is nodig, maar alleen transparantie levert niets op.”
Effectieve kostenbeheersing draait daarom niet alleen om financiële rapportages, maar juist om begrijpen hoe processen, governance en dagelijkse besluitvorming op elkaar ingrijpen.
“Veel organisaties willen direct verbeteren of besparen, terwijl er nog onvoldoende inzicht en begrip is bij wat processen daadwerkelijk kosten en welke activiteiten waarde toevoegen.”
Zeker binnen grote transformaties ontstaat daardoor een situatie waarin organisaties wel compliant blijven, maar operationeel steeds minder efficiënt worden.
Van cost drift naar structurele beheersing
Binnen trajecten rondom cost control wordt daarom nadrukkelijk verder gekeken dan alleen financiële cijfers. Samen met de organisatie wordt onderzocht waar operationele druk ontstaat, welke processen disproportioneel veel capaciteit vragen en waar tijdelijke maatregelen structureel onderdeel van de operatie zijn geworden.
Daarbij wordt gekeken naar onderliggende kostendrijvers zoals procescomplexiteit, governance, vendorafhankelijkheden en de impact van verandering op de dagelijkse operatie.
“Kostenbeheersing begint meestal niet met besparen,” zegt Daniel. “Het begint met samen begrijpen waar complexiteit ontstaat en welke keuzes daar invloed op hebben.”
Kostenbeheersing begint zelden met besparen.
Pas daarna ontstaat ruimte voor gerichte optimalisatie, structurele verbetering en vervolgens besparing.
Kostenbeheersing raakt de hele organisatie
Kostenmanagement is allang geen exclusief finance-vraagstuk meer. Operations, IT, change, risk, compliance en procurement hebben allemaal directe invloed op hoe efficiënt processen functioneren en hoe operationele kosten zich ontwikkelen.
Juist daarom is samenwerking tussen business, operations en management essentieel.
“Wanneer iedere afdeling afzonderlijk optimaliseert, ontstaat vaak juist meer complexiteit. Structurele verbetering vraagt om een eenduidig gezamenlijk inzicht met gedeelde verantwoordelijkheid.”
Van tijdelijke besparing naar duurzame discipline
De organisaties die de komende jaren succesvol blijven, zijn waarschijnlijk niet de organisaties die simpelweg het hardst en snelst besparen.
“De organisaties die echt vooruitlopen, begrijpen waar operationele complexiteit ontstaat en durven daar structureel op te sturen.”
De organisaties die echt vooroplopen begrijpen waar operationele complexiteit ontstaat en sturen daar structureel op.
Juist binnen sectoren waar Wtp, DORA, AI-regelgeving en digitalisering samenkomen, wordt duurzame kostenbeheersing daarmee steeds meer een strategische competentie.
Over Daniel van ’t Wel
Daniel van ’t Wel is Senior Transformation Consultant bij Projective Group en gespecialiseerd in operationele transformatie, procesoptimalisatie en cost control binnen financiële instellingen.
Hij ondersteunt organisaties bij het creëren van transparantie over operationele prestaties en kostendrijvers en het structureel beheersbaar maken van complexe verandertrajecten.
Klaar voor structurele kostenbeheersing?
Veel organisaties zien dat operationele kosten oplopen.
Veel minder organisaties hebben volledig inzicht in waar die kostendruk precies ontstaat en welke operationele keuzes daarop structureel van invloed zijn.
Wil je beter begrijpen waar binnen jouw organisatie operationele complexiteit en cost drift ontstaan? We gaan graag het gesprek met je aan.
