De Nederlandsche Bank (DNB) gaat thematisch onderzoek doen naar de compliance- en auditfunctie bij trustkantoren. In dit nieuwsitem zullen wij toelichten wat het themaonderzoek inhoudt, hoe u zich het beste kunt voorbereiden en hoe Projective Group u hierbij kan ondersteunen.
Van trustkantoren wordt verwacht dat zij hun bedrijfsvoering integer en beheerst inrichten en uitvoeren. De compliance- en auditfunctie spelen hierbij een cruciale rol.
De compliancefunctie is hoofdzakelijk gericht op het controleren en waarborgen dat de organisatie voldoet aan haar wettelijke en interne regelingen. Het Besluit Toezicht Trustkantoren 2018 (Btt 2018) geeft nadere invulling aan de vereisten inzake de compliancefunctie. Zo dient de compliance in ieder geval voldoende onafhankelijk te zijn en effectief te worden ingevuld. Het is niet toegestaan om de compliancefunctie uit te besteden.
De belangrijkste taak van de auditfunctie is het monitoren van de compliance door het trustkantoor van de relevante legal verplichting en de uitvoering van de compliance . Dit omvat het onderzoeken van het bestaan, de opzet en de werking van het beleid en de procedures die het trustkantoor volgt om potentiële integriteitsrisico's te beheersen. De auditfunctie moet over voldoende kennis en vaardigheden beschikken. Het is aan het trustkantoor om gemotiveerd vast te stellen of dit het case is.
Voor een themaonderzoek wordt een aantal trustkantoren geselecteerd en gebruikelijk begint het onderzoek met het uitvragen van een aantal relevante stukken voor het onderzoek. Daarna krijgt een selectie van trustkantoren, mogelijk verdiepende vragen aan de hand van de door DNB verkregen gegevens. DNB heeft de mogelijk om instellingen on-site te bezoeken en aldaar het onderzoek voort te zetten. De wijze van onderzoek hangt af van het doel van het onderzoek.
Na afloop van het onderzoek wordt een terugkoppeling gegeven aan het trustkantoor. Het trustkantoor wordt daarbij in de gelegenheid gesteld op die voorlopige bevindingen te reageren. Hierna worden de definitieve bevindingen gedeeld met, indien nodig, maatregelen. Zodra het themaonderzoek is afgerond publiceert DNB in sommige gevallen ook algemene leidraden en good practices voor de hele sector waarbij ook van overige trustkantoren wordt verwacht dat zij hier kennis van nemen en waar nodig op acteren.
Om een themaonderzoek van DNB goed voor te bereiden is het van belang dat het trustkantoor kan terugvallen op een goede archivering en de documentatie op orde heeft. Hierbij kan in dit geval gedacht worden aan onder andere beleid & procedures, het compliance- en audit charter en programma, relevante rapportages (bijv compliance- en auditrapportages), bestuur notulen en de meest recente SIRA.
Goede afstemming tussen de business, compliance en audit helpt om het verzoek om informatie van DNB goed en tijdig te beantwoorden. Het is ook erg belangrijk om helder en transparant te communiceren met de toezichthouder.
Het kan goed zijn om externe expertise in te schakelen ter beoordeling van het huidige beheersingskader en ter voorbereiding op het aankomende themaonderzoek.
Het toezicht is in het bijzonder gericht op het vaststellen in hoeverre een trustkantoor een onafhankelijke en effectieve compliance- en auditfunctie heeft ingericht.
Wanneer gesproken wordt over onafhankelijkheid van de compliance- en audit functie zal DNB onder andere kijken in hoeverre:
Bij het beoordelen van de effectiviteit wordt zowel gekeken naar de opzet, bestaan en werking van de compliance- en auditfunctie. Zo zal DNB in ieder geval beoordelen of:
Wil je weten of jouw kantoor voldoende voorbereid is op een mogelijk themaonderzoek?
De consultants van Projective Group hebben diepgaande kennis van en ervaring met de trustsector en het relevante legal framework en kunnen u helpen bij de voorbereiding van een thematisch onderzoek.
Wij kunnen je helpen bij het verzamelen en beoordelen van de relevante informatie en documentatie en bereiden wij je voor op een eventueel interview met de toezichthouder. Aanvullend kunnen wij je helpen bij het oplossen van eventuele tekortkomingen geconstateerd tijdens de eerste beoordeling of naar aanleiding van de terugkoppeling van DNB.
Ook als je kantoor (nog) niet geselecteerd is voor een themaonderzoek kunnen wij u ondersteunen door tijdig je governance structuur te beoordelen of een validatie uit te voeren ten aanzien van bijvoorbeeld het cliëntenonderzoek of transactiemonitoring. Waar nodig adviseren wij je over verbeterpunten en indien gewenst helpen wij je bij de implementatie.
Wil je graag meer weten wat Projective Group voor je kan betekenen? Neem vrijblijvend contact voor een kennismakingsgesprek.