Klantacceptatie

De Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) verplicht financiële instellingen om cliëntenonderzoek uit te voeren bij het aangaan van een zakelijke relatie. Deze wikipagina legt uit wat cliëntenonderzoek inhoudt.

Wat houdt cliëntenonderzoek in?

Als financiële instelling ben je verplicht cliëntenonderzoek uit te voeren. Dit om witwassen en terrorismefinanciering te voorkomen. Op basis van het cliëntenonderzoek beslis je of je een klant wel of niet accepteert. Op basis van bepaalde uitkomsten ben je verplicht te melden bij de toezichthouders of de Nederlandse Financial Intelligence Unit (FIU).

Wat is klantacceptatie?

Klant- of cliëntacceptatie is het proces dat je doorloopt voordat je een zakelijke relatie met een klant aangaat. Tijdens de klantacceptatie moet ook rekening worden gehouden met sanctieregelgeving. Financiële instellingen zijn op grond van de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wwft en de Sanctiewet 1977 verplicht te controleren of de potentiële klant op sanctielijsten voorkomt. Wordt vastgesteld dat dit inderdaad het geval is, dan moet de toezichthouder worden geïnformeerd en wordt de betreffende potentiële klant geweigerd.

Het klantacceptatieproces stap voor stap

Tijdens het klantacceptatieproces moeten de volgende stappen worden doorlopen. De diepgang van deze stappen hangt af van het risico op witwassen en terrorismefinanciering.

• Identificatie en verificatie van de cliënt
• Identificatie en verificatie van de UBO
• Inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur
• Bepalen van de aard en het doel van de relatie
• Bepalen van de herkomst van de middelen
• Initiële risicoclassificatie
• Cliëntenonderzoek
• Definitieve risicoclassificatie
• Acceptatie

Eerst stel je de identiteit van de cliënt vast. Dit doe je door de identiteitsgegevens op te vragen en vast te leggen. Vervolgens stel je vast dat de opgegeven identiteit overeenkomt met de werkelijke identiteit van de klant. Dit staat ook bekend als het know-your-clientprincipe, of Know Your Customer (KYC).

Identificatie en verificatie moeten worden uitgevoerd voordat de klantrelatie tot stand komt.

Bij een laag risico op witwassen of terrorismefinanciering staat de wet een financiële instelling toe de identiteit van de klant (en de UBO) te verifiëren tijdens het tot stand komen van de zakelijke relatie. In dat geval verifieer je de identiteit zo snel mogelijk na het eerste contact met de klant en uiterlijk voordat het product of de dienst wordt geleverd.

Je moet ook de natuurlijke persoon identificeren die de klant vertegenwoordigt en diens identiteit verifiëren. Je moet redelijke stappen nemen om te bepalen of de natuurlijke persoon voor zichzelf of namens anderen handelt. Als er bijvoorbeeld sprake lijkt te zijn van een katvangerconstructie, kan dit verscherpt cliëntenonderzoek rechtvaardigen en zelfs het weigeren van een relatie met de (potentiële) klant. Een katvanger is iemand die onder eigen naam handelt, maar dat namens iemand anders doet.

Het vaststellen van de identiteit van de betrokken partijen kan op verschillende manieren. Toegestane middelen om de identiteit van natuurlijke personen te verifiëren zijn:

• een geldig paspoort, identiteitskaart of rijbewijs;
• een geldige identiteitskaart of rijbewijs uit een lidstaat;
• reisdocumenten voor vluchtelingen en vreemdelingen;
• vreemdelingendocumenten.

Voor een rechtspersoon kun je een uittreksel uit het Handelsregister van de Kamer van Koophandel opvragen. Je kunt ook betrouwbare bronnen van derden raadplegen, zoals registers als Graydon en Dun&Bradstreet.

Wat is een UBO?

De Wwft verplicht je de uiteindelijk belanghebbende (UBO) te identificeren. De UBO is de uiteindelijk belanghebbende. Dit is altijd een natuurlijke persoon. Je moet redelijke maatregelen nemen om de identiteit van de UBO te verifiëren. Dit betekent dat de intensiteit waarmee je dit doet, afhangt van het risico op witwassen en terrorismefinanciering. Zo kun je een zogenoemde UBO-verklaring of internetbronnen gebruiken. Je kunt ook gratis het UBO-register raadplegen.

UBO en PEP

Je moet kunnen vaststellen of de cliënt en/of de UBO een 'politiek prominente persoon' (PEP) is. Een PEP kan gevoeliger zijn voor corruptie.

Dit betekent dat je de cliënt en de UBO moet screenen tegen PEP-lijsten. Wordt inderdaad een PEP vastgesteld, dan moet de instelling verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren en de klant doorlopend monitoren. De Belastingdienst en de ministeries van Financiën en Justitie publiceren en onderhouden een lijst van politiek prominente functies.

Sanctiescreening maakt ook deel uit van het klantacceptatieproces. Sanctiescreening wordt vaak tegelijk met de screening tegen PEP-lijsten uitgevoerd. Waar een echte hit op een PEP-lijst leidt tot verscherpt cliëntenonderzoek, leidt een echte hit op een sanctielijst tot weigering van de potentiële cliënt. In dat geval moet ook een melding worden gedaan bij de toezichthouders.

Inzicht in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur

Is de (potentiële) klant een rechtspersoon, dan moet je ook inzicht krijgen in de eigendoms- en zeggenschapsstructuur. Je moet de (legitieme) structuur begrijpen en aannemelijk vinden.

1. Doel en aard van de relatie: op basis van de gevraagde dienst moet je kunnen vaststellen waarom deze gewenst is en of dat aannemelijk is.

2. Herkomst van de middelen: in deze stap beoordeel je de legitimiteit van de middelen van de klant.

3. Initiële risicoclassificatie: de beoordeling van het risico op witwassen en terrorismefinanciering vindt op meerdere momenten in het klantacceptatieproces plaats. Daarom spreken we ook van een initiële risicoclassificatie en een definitieve risicoclassificatie. 

Tijdens de initiële risicoclassificatie wordt bepaald welk cliëntenonderzoek moet worden uitgevoerd. Om deze beoordeling te ondersteunen, gebruiken veel organisaties risk rating-modellen en risk rating-software om zogenoemde red flags op te sporen.

De risicofactoren van cliënt, transactie en product/dienst worden meegewogen bij de beslissing welke vorm van cliëntenonderzoek moet worden uitgevoerd. Je houdt ook rekening met het doel van de relatie, de financiële blootstelling en de regelmaat of duur van de relatie. In elk geval moet je rekening houden met de risicofactoren genoemd in bijlagen II en III bij de vierde anti-witwasrichtlijn.

CDD en EDD

De term CDD wordt vaak gebruikt als overkoepelende term voor cliëntenonderzoek, transactiemonitoring, risicoclassificatie en sanctiescreening. De wet maakt onderscheid tussen:

• vereenvoudigd cliëntenonderzoek (simplified due diligence)
• cliëntenonderzoek
• verscherpt cliëntenonderzoek (enhanced due diligence)

Op basis van de informatie die je in de vorige stappen heeft verzameld, maak je een keuze welk cliëntenonderzoek moet worden uitgevoerd.

Om te bepalen in welke mate maatregelen voor cliëntenonderzoek moeten worden toegepast, beoordeelt de financiële instelling het risico op witwassen en het risico op terrorismefinanciering.

Blijkt het risico laag te zijn, dan volstaan vereenvoudigde maatregelen voor cliëntenonderzoek. Hierbij hoort het verzamelen van voldoende gegevens om te bepalen of vereenvoudigd cliëntenonderzoek voor een klant kan worden uitgevoerd.

Is er sprake van een zogenoemd normaal risico, dan voert de instelling het normale cliëntenonderzoek uit, waarvan de onderdelen hierboven onder de eerste alinea staan.

Is er een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering, dan moet je verscherpt cliëntenonderzoek uitvoeren. Dit kan aanvullend onderzoek betekenen naar de herkomst van het vermogen van een cliënt en de herkomst van de middelen die bij een transactie betrokken zijn.

Definitieve risicoclassificatie

De definitieve risicoclassificatie gebeurt op basis van de uitkomsten van het relevante cliëntenonderzoek. Deze is vaak gebaseerd op het professionele oordeel van de eerste lijn en eventueel advies van de tweede lijn. Risk rating-modellen en risk rating-software zijn vooral ondersteunend bij het onderzoek. de definitieve risicoclassificatie hangt uiteindelijk af van het volledige cliëntenonderzoek.

Het klantacceptatieproces kan worden afgerond nadat het cliëntenonderzoek is uitgevoerd en het klantrisico afdoende is bepaald. Het vastgestelde klantrisico vormt de basis voor monitoring en review gedurende de hele duur van de klantrelatie.

Meer weten?

Wil je meer weten over het verloop van het klantacceptatieproces? Volg onze e-learning 'Wwft Cliëntenonderzoek', of lees meer over onze CDD-dienstverlening.