Wwft-monitoring

Op grond van de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) is een financiële instelling verplicht haar cliënten doorlopend te monitoren. Dit betekent controles uitvoeren op de zakelijke relatie met de instelling en op de transacties die de cliënt verricht. Om aan de sanctiewetgeving te voldoen, moeten financiële instellingen een administratieve organisatie en interne controlemaatregelen hebben ingericht. Dit alles staat ook bekend als het monitoringproces. 

Welke vormen van Wwft-monitoring zijn er?

Wwft-monitoring kent de volgende vormen: 

• Periodieke review 
• Event-driven review 
• Screening against sanction lists 
• Transactiemonitoring 

1. Periodieke review

Een periodieke review is in essentie een hernieuwd cliëntenonderzoek. Je actualiseert periodiek de informatie over de cliënt (op basis van risicogebaseerde en adequate maatregelen). Waar nodig pas je het risicoprofiel van de cliënt daarop aan. 

Je hebt in je beleid en procedures duidelijk beschreven hoe en hoe vaak een periodieke review plaatsvindt. Je hebt hiervoor een (risicogebaseerde) onderbouwing. 

De periodieke review volgt een cyclus per risicocategorie: hoe hoger het risico, hoe vaker en grondiger de cliëntsituatie moet worden beoordeeld. Door doorlopend te reviewen, is het mogelijk ongebruikelijke (transactie)patronen te ontdekken en te bepalen of zich situaties hebben voorgedaan met een verhoogd risico. 

In de praktijk zien we dan ook vaak dat banken hun cliënten met een hoog risico ten minste eens per jaar reviewen, terwijl cliënten met een gemiddeld en laag risico respectievelijk elke 3 en 5 jaar een cliëntenreview ondergaan (of op basis van een vooraf gedefinieerde gebeurtenis). 

De frequentie en diepgang van een review hangen af van het risico. De aanvullende risicobeoordeling bepaalt daarom de nieuw vastgestelde reviewtermijn. Ook de eindanalyse van de review en de (hernieuwde) risicobeoordeling zijn van invloed op de doorlopende transactiemonitoring. 

Als de cliënt of UBO in eerste instantie is aangemerkt als PEP (politiek prominente persoon) en tijdens de review blijkt dat deze persoon geen prominente politieke functie meer bekleedt, moeten de verscherpte maatregelen nog ten minste een jaar worden toegepast. Deze periode kan per rechtsgebied verschillen. 

2. Event-driven review

Een event-driven review is in feite een hernieuwde cliëntscreening die wordt getriggerd door specifieke risicosignalen. In je beleid en procedures heb je bepaald op basis van welke signalen een nieuw cliëntenonderzoek moet worden gestart. 

Een signaal dat bijvoorbeeld aanleiding kan zijn voor een event-driven review is wanneer cliëntgegevens in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel worden geactualiseerd. Nieuwe cliëntgegevens kunnen aanleiding geven tot onderzoek, zoals een wijziging van het postadres naar een land met een hoog risico, of de wijziging van een bestuurder die op een PEP-lijst staat. 

Een event-driven review leidt tot een actualisatie van het cliëntprofiel en mogelijk een aanpassing van het risicoprofiel van de cliënt. Na een event-driven review stel je een nieuwe termijn voor een periodieke review vast. 

3. Screenen tegen sanctielijsten

Bij het screenen tegen sanctielijsten worden alle namen en andere relevante gegevens van natuurlijke personen en rechtspersonen in de cliëntdossiers (waaronder UBO, gemachtigde, begunstigde, enzovoort) gecontroleerd tegen de EU- en Nederlandse sanctielijsten. In de praktijk zien we vaak dat deze lijsten worden aangevuld met de Amerikaanse sanctielijsten OFAC. Het screenen van relaties gebeurt bij de klantacceptatie, periodieke review, event-driven review en/of bij tussentijdse wijzigingen in het klantenbestand en de sanctielijsten. 

Transactiemonitoring

Transactiemonitoring is een maatregel om witwassen en terrorismefinanciering te beheersen. Je vertaalt de in de SIRA geïdentificeerde witwas- en terrorismefinancieringsrisico's naar het transactiemonitoringproces. Bij het bepalen van het risicoprofiel van de cliënt houd je ook rekening met het verwachte transactiegedrag. 

Je hebt passende procedures en processen om rekeningen, activiteiten en/of transacties van cliënten te monitoren. Zo krijg en houd je inzicht in de aard en achtergrond van cliënten en hun financiële gedrag. Je kunt ook afwijkende transactiepatronen detecteren, zoals ongebruikelijke transactiepatronen en transacties die door hun aard een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering met zich meebrengen. En je kunt aan je meldplicht voldoen. 

Het is belangrijk transactiemonitoring te zien als aanvulling op de periodieke review. 

Transactieprofiel

Voor elke cliënt moet je een transactieprofiel opstellen. Op basis van de kennis over de cliënt (cliëntprofiel) wordt beoordeeld of de transacties van de cliënt overeenkomen met het beeld dat de instelling van de cliënt heeft en met het verwachte transactieprofiel. 

Om het risicoprofiel te bepalen, kijken we naar de verwachte transacties en/of het verwachte gebruik van de rekening van een cliënt. Zo kun je adequaat monitoren of de transacties die tijdens de duur van de relatie worden uitgevoerd, overeenkomen met je informatie over de cliënt en diens risicoprofiel. 

Wanneer kwalificeert een transactie als ongebruikelijk?

Een transactie wordt als ongebruikelijk beschouwd wanneer er een vermoeden is van witwassen of terrorismefinanciering. Dit kan zijn omdat de transactie afwijkt van het transactieprofiel, maar ook het transactiegedrag zelf kan zorgen oproepen. 

Wanneer je concludeert dat een transactie ongebruikelijk is, moet onverwijld (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) een melding van de verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie worden gedaan, nadat het ongebruikelijke karakter van die transactie bekend is geworden. 

Er zijn objectieve en subjectieve indicatoren. Bij een objectieve indicator is de aard van de transactie doorslaggevend. Past de transactie binnen een objectieve indicator, dan is geen verdere beoordeling nodig, omdat in dat geval een Wwft-melding moet worden gedaan. Valt de melding niet onder een objectieve indicator, dan kan de subjectieve indicator van toepassing zijn. In dat geval beoordeel je de melding zelf en beslis je of de melding onder de subjectieve indicator valt. 

Wanneer moet je een ongebruikelijke transactie melden?

Er zijn verschillende omstandigheden waaronder je een Wwft-melding moet doen. 

1. Wanneer je concludeert dat er sprake is van een ongebruikelijke transactie. Een melding van een verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transactie moet onverwijld (zo snel mogelijk gezien de omstandigheden) worden gedaan, nadat het ongebruikelijke karakter van die transactie bekend is geworden. 

2. Als het cliëntenonderzoek niet de wettelijk vereiste informatie heeft opgeleverd, en er daarnaast 'indicaties' zijn dat de betreffende cliënt betrokken is bij witwassen of terrorismefinanciering. 

3. Wanneer een bestaande cliëntrelatie wordt beëindigd omdat niet alle wettelijk vereiste informatie is verkregen, en er ook 'indicaties' zijn dat de betreffende cliënt betrokken is bij witwassen of terrorismefinanciering. 

Het niet melden van een ongebruikelijke transactie terwijl de instelling hiervan op de hoogte is, is een economisch delict. Zodra een melding is gedaan, ben je verplicht de melding vertrouwelijk te behandelen. 

Meer weten?

Leer meer over de Wwft, cliëntenonderzoek en transactiemonitoring door onze Wwft-e-learnings te volgen. Een overzicht van onze Wwft-cursussen vind je hier.