In het vorige artikel gingen we in op het verloop van een onderzoek van de AFM of DNB en de rol die de compliance officer daarbij kan vervullen. Maar zodra de toezichthouder het onderzoek heeft afgerond, begint de fase die voor een financiële instelling ook heel bepalend is: het duiden van de onderzoeksbevindingen, omgaan met eventuele handhavingsmaatregelen en opstellen en uitvoeren van een herstel- of verbeterplan. Dit artikel beschrijft wat financiële instellingen na afloop van een onderzoek van de toezichthouder kunnen verwachten en hoe zij daar samen met de compliance officer effectief opvolging aan kunnen geven.
Vier mogelijke routes
Vaak volgt aan het einde van het onderzoek op kantoor een mondelinge terugkoppeling van het onderzoeksteam van de AFM of DNB. Daarna ontvangt de financiële instelling meestal eerst een conceptrapport waarop zij kan reageren, gevolgd door een definitief onderzoeksrapport. In de praktijk zijn er ook situaties waarin de toezichthouder zonder schriftelijke terugkoppeling van de onderzoeksbevindingen gelijk overgaat tot een vervolgstap. Dat kan bijvoorbeeld een toezichtbrief zijn met bevindingen en verwachtingen. En wanneer sprake is van (zeer) ernstige overtredingen komt het voor dat direct een voornemen tot opleggen van een herstelmaatregel wordt toegestuurd.
In de praktijk kan de AFM of DNB na een onderzoek vier richtingen op, afhankelijk van de aard en de ernst van de onderzoeksbevindingen.
1. Geen verdere actie
If no breaches have been identified, or if a minor breach has already been resolved, the supervisory authority usually takes no further steps. The investigation is then concluded, often with a brief written notice.
2. Herstel zonder handhaving
Als er lichte overtredingen zijn en de toezichthouder erop vertrouwt dat de financiële instelling zelf orde op zaken stelt, wordt doorgaans geen handhavingsmaatregel opgelegd. Er volgt dan meestal een definitief onderzoeksrapport met concrete aandachtspunten en verwachtingen qua verbeteracties. Soms wordt gevraagd om een herstelplan of voortgangsrapportage. Een constructieve reactie en een realistisch plan vanuit de financiële instelling zijn essentieel om vertrouwen te behouden en escalatie te voorkomen.
3. Informele handhaving
Wanneer de toezichthouder daarentegen onvoldoende vertrouwen heeft dat de financiële instelling op eigen initiatief de overtredingen gaat beëindigen, kan een informele handhavingsmaatregel worden opgelegd. Dit is bijvoorbeeld in het geval van lichte overtredingen een toezichtbrief of -gesprek met verwachtingen en verbeterpunten. Bij zwaardere overtredingen kan de AFM of DNB een waarschuwingsbrief of -gesprek als informele maatregel inzetten. Hiertegen staat geen bezwaar of beroep open, maar de financiële instelling moet er wel opvolging aan geven. Als dat niet gebeurt, kan dit alsnog aanleiding zijn voor het opleggen van een formele handhavingsmaatregel.
4. Formele handhaving
Bij ernstige overtredingen kiest de toezichthouder geregeld voor formele handhaving zoals een aanwijzing, last onder dwangsom of bestuurlijke boete. De financiële instelling ontvangt dan een voornemen tot het opleggen van de handhavingsmaatregel. Hierop mag de instelling reageren met een schriftelijke of mondelinge zienswijze die in samenspraak met de compliance officer kan worden opgesteld.
Inhoud en opzet van een zienswijze varieert en moet aansluiten op de concrete situatie. Wanneer feiten die ten grondslag liggen aan de overtredingen onjuist zijn weergegeven of bepaalde feiten sinds het onderzoek gewijzigd zijn, kan dit in de zienswijze worden onderbouwd. Ook kan de financiële instelling verweer voeren tegen de noodzaak van de voorgenomen handhavingsmaatregel. Bij een voorgenomen aanwijzing kan ook gereageerd worden op de gedragslijn waarin de toezichthouder beschrijft wat de financiële instelling moet doen om de overtredingen te beëindigen. Dit is bijvoorbeeld relevant wanneer de gedragslijn onduidelijk is geformuleerd of niet aansluit op de geconstateerde overtredingen. Als de tijdslijnen in een voorgenomen aanwijzing of last onder dwangsom niet haalbaar zijn, kan daar in de zienswijze ook op worden ingegaan. Verder kan een concept herstel- of verbeterplan worden bijgevoegd om toe te lichten welke acties worden uitgevoerd om de tekortkomingen aan te pakken
Nadat de toezichthouder de zienswijze heeft beoordeeld en concludeert dat niettemin een handhavingsmaatregel moet worden opgelegd, volgt een formeel besluit waartegen bezwaar, beroep en hoger beroep open staat.
Welke maatregel wordt ingezet, hangt onder meer af van de ernst van de overtredingen, de mate van verwijtbaarheid en in hoeverre de financiële instelling zelf bereid is tot beëindiging van de overtredingen.
Bij formele handhaving ook publicatie
Wanneer AFM en DNB overgaan tot formele handhaving moeten zij het besluit in principe ook publiceren. Een boete van de hoogste boetecategorie moet al vrij snel na het opleggen daarvan worden gepubliceerd. Bij de meeste andere formele handhavingsmaatregelen is publicatie pas aan de orde zodra het besluit onherroepelijk is. Een besluit is ‘onherroepelijk’ wanneer 1) in bezwaar of (hoger) beroep is geconcludeerd dat de handhavingsmaatregel rechtmatig is opgelegd, of 2) de termijn voor bezwaar of (hoger) beroep is verstreken zonder dat dit is ingesteld.
Voordat de toezichthouder het handhavingsbesluit mag publiceren moet - net als bij de formele handhavingsmaatregel - een voornemen kenbaar gemaakt worden waarop de financiële instelling kan reageren met een zienswijze. Indien de toezichthouder daarna besluit tot publicatie over te gaan, kan binnen vijf werkdagen aan de bestuursrechter een voorlopige voorziening gevraagd worden om de publicatie te schorsen. Bij afwijzing zal de toezichthouder direct overgaan tot publicatie. Bij schorsing zal de toezichthouder de bezwaar- en beroepsprocedure moeten afwachten.
Van onderzoeksbevinding naar herstel- of verbeterplan
Onderzoeksbevindingen leiden meestal tot een herstel- of verbeterplan. Daarin worden de bevindingen vertaald naar concrete verbeterpunten met een gedetailleerde uitwerking van de uit te voeren acties. Vaak moet eerst de risicoanalyse worden aangescherpt voordat beleid, processen, systemen of trainingen kunnen worden aangepast. Direct starten met symptoombestrijding, zoals dossierherstel, biedt meestal geen structurele oplossing om tekortkomingen in de toekomst te voorkomen. De basis - beleid, procedures en training - moet eerst op orde zijn. Hier ligt een belangrijke taak voor de compliance officer om samen met het bestuur van de financiële instelling de vertaalslag te maken van de onderzoeksbevindingen naar concrete acties.
Verder volgt uit het herstel- of verbeterplan welke documentatie opgesteld of aangepast moet worden. Denk hierbij aan beleid en procedures, trainingsmateriaal en eventueel klantcommunicatie.
In het plan moet ook aandacht zijn voor de verschillende rollen en verantwoordelijkheden. Het bestuur blijft eindverantwoordelijk, operationele afdelingen voeren de acties uit en de compliance en risicomanagement functies vervullen een adviserende en toetsende rol. Ook externe partijen, zoals Projective Group, kunnen bij herstel- of verbeteracties worden ingezet voor specifieke expertise. Voor de toezichthouder moet zichtbaar zijn wie welke acties uitvoert en hoe de onafhankelijkheid van controles is geborgd.
Een realistische planning is essentieel. Hersteltrajecten kosten tijd en capaciteit. Te ambitieuze deadlines werken je tegen als die niet haalbaar blijken en de toezichthouder geïnformeerd moet worden dat het plan niet op tijd is afgerond. Om de voortgang van de herstel- en verbeteracties te bewaken, wordt vaak een periodieke rapportage opgesteld die op verzoek ook met de toezichthouder kan worden gedeeld.
Een uitgewerkt verbeterplan met een realistische planning en een duidelijke voortgangsrapportage laat zien dat de instelling grip heeft op het herstelproces en serieus werk maakt van de verbeteringen.
De rol van de compliance officer
In de fase na het onderzoek kan de compliance officer een belangrijke rol vervullen. Wanneer het onderzoek is afgerond en de financiële instelling een onderzoeksrapport of (voornemen tot het opleggen van) een handhavingsmaatregel ontvangt, is het van belang om gelijk de compliance officer te betrekken. Als eerste lezer van het document van de AFM of DNB kan de compliance officer het jargon vertalen naar wat dit betekent voor de financiële instelling. Wat is nu precies de kern van de bevindingen? Hoe ernstig vindt de toezichthouder de geconstateerde overtredingen? Wat kan hieruit afgeleid worden ten aanzien van handhaving en verwachte herstel- of verbeteracties? Deze eerste analyse is relevant voor de financiële instelling om inzicht en overzicht te krijgen.
Ook kan de compliance officer adviseren over (mogelijke) vervolgstappen. Is hier sprake van informele opvolging, of stuurt de toezichthouder aan op formele handhaving? Is het wenselijk en noodzakelijk om een zienswijze in te dienen? Moet een herstelplan worden opgesteld en uitgevoerd?
De compliance officer heeft in deze fase een belangrijke rol. Door feiten te scheiden van emoties, de bevindingen te duiden en rust te creëren, helpt hij of zij de financiële instelling om de koers te bepalen. Ook kan de compliance officer de samenhang bewaken tussen inhoud, planning en besluitvorming, zodat de aanpak niet verzandt in ad hoc acties maar leidt tot structurele verbetering. Het doel is daarbij niet alleen het reageren op de onderzoeksbevindingen, maar ook het versterken van de compliance van de financiële instelling op langere termijn.
Ondersteuning door Projective Group
Een onderzoek van de AFM of DNB kan leiden tot herstel- of verbeteracties en soms ook tot een handhavingsmaatregel. Projective Group beschikt over ruime juridische, risk en compliance ervaring. Er werken verscheidene voormalig toezichthouders van AFM en DNB bij Projective Group. Met deze kennis en expertise ondersteunen wij financiële instellingen. In de rol van externe compliance officer helpen we bij het voorbereiden, begeleiden en afronden van toezichtonderzoeken. Ook bieden we juridische ondersteuning bij communicatie met toezichthouders of het reageren op een handhavingsmaatregel. .
Daarmee waarborgen wij een juridisch solide en professioneel traject waarin naleving en transparantie centraal staan.
