Een re-platformingtraject begint vaak met een duidelijke businesscase, een afgebakend budget en bestuurlijk draagvlak. Toch blijkt in de praktijk dat de complexiteit al snel toeneemt zodra de uitvoering start.
Wat begint als een technologische vervanging, groeit vaak uit tot een organisatiebrede transformatie. Interne teams raken overbelast, leveranciers brengen extra kosten in rekening voor wijzigingsverzoeken en uitdagingen rondom datamigratie, systeemintegraties en juridische vraagstukken zorgen voor vertraging.
Naarmate de planning uitloopt en de kosten oplopen, neemt ook de druk op de organisatie toe. Daarbij wordt één ding duidelijk: de werkelijke kosten van re-platforming zitten zelden alleen in technologie of licenties. Ze ontstaan vooral door veranderende scope, beperkte capaciteit en de complexiteit van organisatieverandering.
Wat begint als een IT-project, verandert vaak in een transformatie van de hele organisatie. En juist daar ontstaan de grootste kosten.
Waar worden de kosten bepaald?
Een realistisch beeld van de totale investering begint met het vroegtijdig herkennen van de belangrijkste kostendrijvers. De exacte omvang is vooraf moeilijk te bepalen, maar door deze inzichtelijk te maken ontstaat meer grip op budget, planning en besluitvorming.
Mensen en expertise
Interne capaciteit vormt vaak de grootste kostenpost. Gedurende het traject zijn medewerkers uit verschillende onderdelen van de organisatie intensief betrokken, vaak naast hun reguliere werkzaamheden.
Projectmanagement
Bij grootschalige transformaties is algemeen projectmanagement meestal niet voldoende. Er is behoefte aan programmaleiders die vergelijkbare trajecten hebben begeleid en de technologie, processen en dynamiek van de financiële sector begrijpen.
Projective Group heeft veel ervaring met het begeleiden van omvangrijke veranderingsprojecten bij financiële instellingen.
Project en operatie
Medewerkers die nodig zijn voor het programma zijn vaak al volledig bezet met de dagelijkse operatie. Daardoor ontstaat druk op capaciteit en continuïteit.
Externe ondersteuning kan uitkomst bieden, maar vraagt eveneens om begeleiding. Nieuwe specialisten moeten de organisatie, processen en producten leren kennen. De tijd en inspanning die daarvoor nodig zijn, worden regelmatig onderschat.
Afhankelijk van de wervingsaanpak bestaat het risico dat nieuwe medewerkers onvoldoende bekend zijn met de organisatie of haar producten. Daardoor hebben zij intensieve begeleiding nodig van ervaren medewerkers, waarbij de benodigde tijd en inspanning vaak worden onderschat. Organisaties moeten hierin de juiste balans vinden en ervoor zorgen dat er voldoende medewerkers beschikbaar zijn om ofwel zelf ontwikkelingswerk te verrichten, ofwel externe ontwikkelaars effectief te begeleiden bij de verschillende taken.
Legal
Hoewel veel organisaties beschikken over een eigen juridische afdeling, is aanvullende specialistische ondersteuning tijdens een re-platformingtraject vaak wenselijk. Juridische expertise speelt met name een belangrijke rol tijdens de contractonderhandelingen. In deze fase is het essentieel dat contracten de juiste waarborgen bevatten, zodat de organisatie ook op de langere termijn beschermd is tegen onvoorziene risico’s en ontwikkelingen.
Technologie en leveranciers
Het nieuwe platform, zoals een payment hub of een case management-platform, vormt een belangrijke kostenpost binnen een re-platformingtraject. Leveranciers hanteren verschillende prijsmodellen, waardoor de verhouding tussen vaste en variabele kosten sterk kan verschillen.
Het is daarom belangrijk om hier tijdens de RFP-fase al aandacht aan te besteden en de gekozen prijsstructuur zo goed mogelijk af te stemmen op de voorkeuren van de organisatie.
In de praktijk zien we vaak een vaste component, zoals licentie- of abonnementskosten, aangevuld met een variabele vergoeding op basis van een pay-per-use-model. Tijdens de implementatie kunnen daarnaast implementatie- en supportkosten in rekening worden gebracht. Samen vormen deze een substantieel deel van de totale investering.
De implementatie van een nieuw platform brengt bovendien vaak aanvullende infrastructuurkosten met zich mee. Denk bijvoorbeeld aan cloudvoorzieningen, testomgevingen en integratiefaciliteiten die moeten worden ingericht of geconfigureerd. De omvang van deze kosten hangt af van de volwassenheid van de organisatie en de mate waarin zij al ervaring heeft met de nieuwe technologie. In veel gevallen sluit de bestaande infrastructuur niet direct aan op een standaardoplossing.
Er zijn grofweg twee manieren om hiermee om te gaan, die beide extra kosten met zich meebrengen. De eerste is investeren in de benodigde infrastructuur en kennis. Dat vraagt tijd en capaciteit die niet altijd beschikbaar zijn. De tweede is het uitbesteden van (een deel van) deze werkzaamheden. Veel leveranciers bieden aanvullende diensten aan, bijvoorbeeld voor het beheren van cloudintegraties, waardoor een deel van de technische verantwoordelijkheid wordt overgenomen.
Verandering en adoptie
Een nieuw platform brengt vaak ingrijpende veranderingen met zich mee. Om deze succesvol door te voeren, is meer nodig dan alleen een technische implementatie. Bestaande processen moeten worden aangepast en vastgelegd. Ook beheersmaatregelen en risicobeperkende controles moeten worden herzien en gevalideerd.
Daarnaast moeten medewerkers worden opgeleid om met de nieuwe oplossing te werken en moeten klanten tijdig worden geïnformeerd. Wanneer een nieuw platform leidt tot ingrijpende wijzigingen in producten of dienstverlening, kan zelfs een volledige repapering noodzakelijk zijn. Daarbij worden contracten en formele documentatie aangepast of vervangen om te voldoen aan nieuwe operationele of wettelijke vereisten.
Door vanaf het begin aandacht te besteden aan operationele gereedheid, verandermanagement en business adoptie, vergroot een organisatie de betrokkenheid, voorkomt zij een lage adoptiegraad en waarborgt zij de continuïteit na de livegang.
Data en transitie
Een grootschalige datamigratie komt relatief weinig voor en vraagt om specialistische kennis en tooling om deze succesvol uit te voeren. Omdat datamigraties bovendien vaak onderwerp zijn van externe audits, ligt de gekozen migratieaanpak doorgaans onder een vergrootglas.
Daarom kiezen veel organisaties ervoor om gespecialiseerde partijen verantwoordelijkheid te geven voor dit cruciale onderdeel van het programma. Deze partijen beschikken over bewezen methodieken, geschikte analysetools en ruime ervaring met de uitdagingen die zich vóór, tijdens en na een migratie kunnen voordoen. Een bijkomend voordeel is dat zij vaak al ervaring hebben met de doeloplossing, waardoor het migratieproces efficiënter kan verlopen.
Ook nadat de organisatie is overgestapt naar het nieuwe platform, blijven legacy-systemen vaak nog enige tijd in gebruik. Soms omdat bepaalde functionaliteit nog niet volledig is overgezet, soms omdat contractuele verplichtingen dat vereisen. Ook het gecontroleerd uitfaseren van deze systemen en de bijbehorende data brengt kosten met zich mee.
De verborgen kostenpost: scope en verandering
Wijzigingen in de scope worden bij de eerste kostenramingen vaak onderschat, terwijl ze juist een van de grootste invloed hebben op het uiteindelijke succes van een programma.
In de meeste programma's worden budgetoverschrijdingen niet veroorzaakt door technologie, maar doordat de scope gedurende het traject verandert.
Grote veranderprogramma's fungeren vaak als katalysator voor andere initiatieven binnen de organisatie. Nieuwe projecten sluiten aan, aanvullende wensen ontstaan en de complexiteit neemt toe.
Zonder duidelijke afbakening groeit de scope al snel verder dan oorspronkelijk bedoeld, met extra kosten en complexiteit als gevolg.
Zelfs na een uitgebreide requirementsanalyse is de kans groot dat tijdens het traject situaties ontstaan waarin de gekozen oplossing niet volledig aansluit op de oorspronkelijke eisen. Aanpassingen zijn dan noodzakelijk om alsnog aan de behoeften van de organisatie te voldoen.
De opbrengsten van re-platforming
De investering in een re-platformingtraject is aanzienlijk. Tegelijkertijd levert een succesvolle implementatie ook belangrijke voordelen op. Hoewel deze voordelen vooraf niet altijd eenvoudig te kwantificeren zijn, bepalen ze in belangrijke mate de langetermijnwaarde van de investering.
Onderhoud van legacy-software
Veel legacy-systemen kunnen de toenemende eisen op het gebied van functionaliteit, prestaties en beveiliging niet langer ondersteunen. Hierdoor neemt het aantal incidenten toe en stijgen de onderhoudskosten.
Door over te stappen op een moderne oplossing kunnen veel van deze kosten worden teruggebracht. SaaS-oplossingen ontvangen bovendien doorgaans meerdere grote updates per jaar, waarin verbeteringen en wijzigingen in wet- en regelgeving worden verwerkt. Hoewel iedere update impactanalyses vraagt, wegen de voordelen vaak ruimschoots op tegen het onderhoud van verouderde software.
Compliance
Wanneer wordt gekozen voor een standaardoplossing van een externe leverancier, profiteert een organisatie ervan dat deze oplossing al voldoet aan relevante wet- en regelgeving. Daardoor hoeft minder tijd te worden besteed aan het vertalen van regelgeving naar de techniek.
Dat neemt de eigen verantwoordelijkheid echter niet weg. Financiële instellingen blijven zelf verantwoordelijk voor naleving van alle toepasselijke regelgeving. Alleen verwijzen naar de verantwoordelijkheid van de leverancier is onvoldoende.
Bovendien voldoen standaardoplossingen vaak aan generieke regelgeving, terwijl specifieke lokale eisen kunnen afwijken. Daardoor kan aanvullende inrichting of maatwerk alsnog noodzakelijk zijn.
Schaalbare capaciteit
Veel legacy-systemen bieden beperkte mogelijkheden om capaciteit op- of af te schalen. Om piekbelasting op te vangen, wordt infrastructuur daarom vaak ruim bemeten, terwijl deze capaciteit het grootste deel van de tijd niet volledig wordt benut.
Moderne platformen maken het mogelijk capaciteit flexibeler in te zetten, wat leidt tot een efficiënter gebruik van middelen en lagere operationele kosten.
Minder incidenten
Wanneer legacy-platformen hun technische grenzen bereiken, neemt de kans op verstoringen toe.
Bij ernstige incidenten moeten vaak meerdere teams direct ingrijpen om systemen te herstellen, klanten te informeren en eventuele schade te beperken. Dit brengt niet alleen hoge kosten met zich mee, maar kan ook reputatieschade veroorzaken en een grote druk leggen op medewerkers.
Hogere operationele efficiëntie
Een nieuw platform biedt tevens de mogelijkheid om bestaande processen opnieuw in te richten.
Nieuwe functionaliteit en het wegvallen van technische beperkingen maken verdere automatisering mogelijk. Door de straight-through-processing te verhogen, neemt het aantal handmatige werkzaamheden af en kunnen processen efficiënter worden ingericht.
Belangrijkste inzichten
- Inzicht in de werkelijke kosten blijft uitdagend
Kostenposten, met name interne inefficiënties en de uiteindelijke waarde van de investering, zijn moeilijk vooraf te kwantificeren en worden regelmatig onderschat.
- Een sterke businesscase helpt grip te houden
Een duidelijke en goed onderbouwde businesscase helpt organisaties om de scope af te bakenen, knelpunten inzichtelijk te maken en grip te houden op budget en uitvoering.
- Duidelijkheid ondersteunt betere besluitvorming
Een heldere businesscase vertaalt technische en operationele vraagstukken naar concrete impact. Daarmee ontstaat een solide basis voor besluitvorming én draagvlak binnen de organisatie.
De rol van Projective Group
Re-platforming is zelden alleen een technologische beslissing. Het raakt de manier waarop een organisatie werkt, capaciteit inzet en verandering organiseert.
De uitdaging ligt niet alleen in het inzichtelijk maken van de kosten, maar vooral in het begrijpen waar complexiteit ontstaat en welke invloed dat heeft op de uitvoering.
Projective Group ondersteunt financiële instellingen bij het identificeren en kwantificeren van kosten, het beoordelen van waardedrijvers en het ontwikkelen van robuuste businesscases die betere besluitvorming ondersteunen.
In hoeverre herken je deze uitdagingen binnen jouw eigen re-platformingprogramma's?
