Vers l'établissement de rapports sur le développement durable : la petite B.V.

There are increasing demands on business in terms of sustainability, corporate social responsibility (CSR) and ESG (Environmental, Social, Governance). One of the most significant developments was  the publication of the Corporate Sustainability Reporting Directive (CSRD) earlier last  year. Under that directive, which has yet to be implemented in the Netherlands, thousands of companies in the Netherlands are expected to prepare and publish a sustainability report. This will be done using binding sustainability reporting standards, the ESRS. These standards, which will take effect after publication in the Official Journal of the EU, outline the appearance of the   sustainability report. But it is already clear that the impact on Dutch companies will be significant. The non-binding approach to sustainability reporting is truly a thing of the past.  Or, in the words of regulator the AFM: 'CSRD: no time to lose!' 

Compliance is meeting expectations. In the article we published last month, we took a closer look at a large B.V. ('LBV') that still needs to take considerable steps to achieve a sustainability report that complies with CSRD and ESRS in all respects. This month, we cover a small B.V. that is not itself subject to reporting requirements, but is part of the value chains of several companies subject to reporting requirements. Those companies have to request certain sustainability information from the direct and indirect business relationships within their value chain. These are often smaller companies that do not themselves fall within the scope of the CSRD. In this article, we discuss the small B.V., (hereinafter referred to as 'SBV') using a fictitious example case study.  

Vers des rapports sur le développement durable : SBV 

Information requests  

Le SBV n'est pas coté en bourse et n'entre donc pas dans le champ d'application du site CSRD. Il n'est donc pas tenu de publier son propre rapport sur le développement durable. Cependant, la SBV fait partie des chaînes de valeur de plusieurs entreprises qui sont tenues de le faire. Il est donc régulièrement confronté à des demandes d'informations sur ses propres performances en matière de développement durable. Le SBV ne peut répondre à ces demandes que s'il a commencé à acquérir des connaissances, à mesurer, à piloter et à contrôler lui-même ces performances en temps voulu. Si vous êtes une petite entreprise et que vous souhaitez continuer à faire des affaires avec de grandes entreprises, ou si vous avez cette ambition, il est sage de vous préparer bien à l'avance à la mise en œuvre de CSRD et de l'ESRS aux Pays-Bas. 

Why prepare a sustainability report if it is not mandatory?  

Although many companies state that sustainability is a priority, it remains difficult for their stakeholders to determine whether they are actually taking steps and making progress. This makes it complicated for their customers, investors, financiers and insurers, among others, to assess and compare their sustainability performance. Over time, as mandatory sustainability reporting becomes more 'mature', and more people become familiar with it, stakeholders will also want to see and be able to request this information from other (smaller) companies. It is therefore advisable for SBV to think about its sustainability targets and performance and collect information on this. It can then share this information with reporting companies if requested.  SBV can thus differentiate itself from other smaller companies. By complying timely and adequately with the information requests of those companies, SBV provides its position as a preferred business partner. And it mitigates the risk that existing business relationships may come under pressure and new business relationships may not be established.  Besides meeting the growing information needs of customers and stakeholders, SBV thus also gains a good understanding itself of the ESG impact, risks and opportunities of its own business activities. This facilitates the identification of sustainability themes where there is still room for improvement and the optimisation of its own longer-term sustainability strategy. 

CSRD: un outil pour un changement positif

Il faut beaucoup de temps et d'efforts pour rendre compte correctement de la durabilité. Mais la SBV est ambitieuse et proactive et a donc commencé à temps. Une responsabilité saine en matière de développement durable contribue à la création et à l'exploitation d'opportunités pour ses activités, notamment : 

• maximiser sa position concurrentielle (les entreprises transparentes sont non seulement en mesure de maintenir leur avantage concurrentiel, mais dans de nombreux cas, elles le renforcent même) ; 
• créer la confiance parmi les financiers et améliorer l'accès au capital ;  
• anticiper les demandes (futures) des partenaires de la chaîne couverts par le site CSRD, qui ont besoin de recueillir des informations sur leurs chaînes de valeur (ce qui renforce les relations commerciales) ; 
• protéger et améliorer la réputation et l'image de marque de l'entreprise ; 
• être un employeur attrayant pour des employés (potentiels) de plus en plus exigeants sur un marché du travail de plus en plus difficile ; 
• renforcer la confiance des consommateurs, qui sont également de plus en plus critiques dans ce domaine ; et 
• promouvoir la coopération avec d'autres entreprises de la même chaîne de valeur, en faisant en sorte que les informations fournies par les rapports de durabilité rendent la coopération avec ces entreprises plus efficace, plus facile et plus attrayante. 

ESRS volontaire (VSME ESRS) 

Le Groupe consultatif pour l'information financière en Europe (EFRAG) élabore actuellement des normes simplifiées pour l'établissement de rapports sur le développement durable à l'intention des petites et moyennes entreprises (PME), dont fait partie le SBV. Ces normes volontaires : 

• sont adaptées aux capacités et aux ressources (plus limitées) des PME (sur la base du principe de proportionnalité) ; 
• aider les PME à se conformer aux demandes d'information de leurs grands partenaires de la chaîne ; 
• thereby delineate the boundaries of what reporting companies should reasonably observe, so that there is no disproportionate pressure on SMEs through the so-called 'trickle down' effect of the CSRD; and  
• permettre aux PME d'attirer des investissements et des financements supplémentaires et d'apporter ainsi une contribution visible et appréciée à la transition vers une économie plus durable, telle que décrite dans le " Green Deal" européen.  

In short, the VSME ESRS is a kind of 'CSRD light' regime, enabling SMEs to already (i) anticipate information requests from reporting companies and (ii) meet the increased expectations of their stakeholders. Once EFRAG has drafted the final version of the VSME ESRS, it will publish it on its website (www.efrag.org).  

Par où commencer ? 

Le SBV est le premier à s'assurer que sa direction possède les connaissances nécessaires en matière de responsabilité sociale des entreprises et qu'elle comprend l'importance de rendre des comptes à ce sujet. Dans ce contexte, il est également important de définir le cadre juridique : à quelles attentes les entreprises doivent-elles répondre ?  

Vous trouverez ci-dessous les mesures pratiques que le SBV a prises en tant qu'organisation pour établir des rapports sur le développement durable :  

• Développer une vision de la durabilité : En intégrant la durabilité dans sa stratégie, le SBV se donne, ainsi qu'à ses parties prenantes, une vision claire des thèmes de durabilité sur lesquels il peut et veut avoir un impact positif. À cette fin, le SBV examine et compare les rapports de développement durable des entreprises dont il reçoit des demandes d'information. Elle s'inspire également des conventions et des lignes directrices sectorielles.  
• Établir des politiques de développement durable: Le SBV commence par rédiger une politique de développement durable qui correspond bien aux spécificités de son activité. Les questions de durabilité abordées dans ce processus vont de la gestion des déchets à la réduction des émissions de CO2, en passant par la protection des droits de l'homme et les mesures de lutte contre la corruption. 
• Work with partners: Sustainability reporting is new to everyone, SBV therefore works with its suppliers, customers, and also competitors to promote sustainable business practices throughout the value chain. This also keeps SBV abreast of expectations regarding its company's sustainability efforts. 
• Education and awareness: A deep understanding within SBV about relevant sustainability issues increases effectiveness in dealing with them in practice. It also strengthens the intrinsic motivation to further promote and embed sustainability within SBV. It ensures through e-learnings and training that everyone within the company 'speaks the same language' when it comes to sustainability issues.  
• Formulate targets and critical performance indicators (KPIs): SBV defines what ambition means to it in ESG terms. "What are the KPIs that demonstrate our progress?" It is crucial to properly define the relevant KPIs' and the corresponding qualitative and quantitative targets, so that progress can then be objectively and convincingly measured and monitored. 
• Commencer à rendre compte: Le SBV commence en interne avec un petit groupe d'employés et apprend progressivement quelles sont les informations utiles à partager avec ses parties prenantes. Il est bien conscient que la fourniture d'informations sur les efforts de développement durable est appréciée (et finalement considérée comme indispensable) par ses parties prenantes. 

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